Tech и спорт: как технологии помогли организовать марафон для 16 000 человек

Алибек Абанов, IT-менеджер в корпоративном фонде «Смелость быть первым», Almaty Marathon

За последние годы мы сделали мероприятия от Almaty Marathon современными и удобными для участников. Забег для бегуна — это четыре этапа: регистрация, получение номера, участие и доступ к результатам. Каждый шаг поддерживается своими технологиями. 

Пользовательский опыт бегуна

Регистрация проходит через простую и понятную форму на сайте. Она собирает не только основные данные, но и кластер участника. Все данные доступны в личном кабинете.

За один-два дня до старта участники получают стартовые наборы на EXPO. Раньше для этого нужно было подписать бумажную расписку о состоянии здоровья, а затем стоять в очереди за набором. Мы сделали процесс проще: теперь расписку можно подписать онлайн через приложение eGov Mobile — быстро, удобно и прямо с телефона.

Наш фонд — первый и единственный в Казахстане, кто внедрил такую функцию на забегах.

В день старта участники могут отслеживать свои результаты в реальном времени — это стало возможно благодаря новому разработанному блоку на сайте для выгрузки и загрузки данных в режиме онлайн из системы хронометража MyLaps. На трассе устанавливаются специальные чекпойнты — точки хронометража. Атлет должен пробежать через каждую из них: на этих точках фиксируется время, которое автоматически передается в систему. Это позволяет отслеживать, пересек ли участник все контрольные участки, где именно он замедлился, остановился или, например, сократил дистанцию. Все данные поступают в личный файл участника и доступны онлайн.

После финиша участника его данные автоматически попадают в файл, который после проверки хронометристами и командой IT, импортируется автоматически на сайт по защищенному UDP каналу. Далее информация отправляется на сайт, где специальный алгоритм обрабатывает ее и формирует статистику. Уже через минуту после финиша участник может увидеть свои результаты и сводные данные на дашборде.

На сайте отображаются: среднее время финиша, распределение участников по дистанциям, полу и возрасту. Также доступна карта с указанием стран и городов, откуда приехали бегуны. Отдельный блок посвящен беговым клубам — сколько участников они представили и кто из них показал лучший результат.

Удобная статистика и дашборд

Когда масштабный проект можно показать в цифрах — это всегда интересно. Для этого мы и создали дашборд — цифровую панель, которая в реальном времени отражает ключевые показатели мероприятия.

Дашборд помогает команде, партнерам и заинтересованным сторонам быстро оценить масштаб и эффективность мероприятия. Он позволяет оперировать точными данными, видеть динамику и делать выводы — как меняется вовлеченность, кто и как бежит, где можно улучшить процессы. 

Технически он работает на основе алгоритма, разработанного нашими специалистами: система считывает файл с данными участников. Однако во время мероприятия могут возникать сложности — важно убедиться, что участник действительно финишировал в указанное время. Кто-то сходит с дистанции, кто-то бежит медленнее, чем в прошлый раз. Иногда не срабатывает чип — это редкие случаи, около 0,02-0,03% от общего числа, и их можно считать допустимой погрешностью оборудования.

Поэтому перед загрузкой данных обязательно сверяются файлы, проверяются видеозаписи финиша и табло времени, которое синхронизировано с системой. Так мы гарантируем, что каждый финишировавший участник получит точный результат, а дашборд будет отражать реальную картину забега.

Техническая команда Almaty Marathon  

В обычные дни в техническом отделе работают два-три человека. В день старта команда расширяется до 10 специалистов. Это сотрудники, которые устанавливают оборудование на точках и следят за его работой, старший специалист, координирующий действия команды на трассе, оператор старта, фиксирующий его, а также специалист, принимающий данные с дашборда. Кроме того, разработчики отвечают за загрузку файлов на сайт и проверку корректности автоматического парсинга.

В день старта я выполняю роль главного хронометриста: работаю с системой хронометража, контролирую корректность выходных файлов, проверяю результаты участников и их отметки на дистанции. После финальной сверки передаю файлы для награждения и выступаю в качестве секретаря главного судьи.

Поскольку наши трассы сертифицированы, мы также можем подготовить официальные документы для участников, желающих подать на спортивную категорию, например, на звание мастера спорта или кандидата в мастера спорта.

Что планируется по внедрению новых технологий

В этом году стартовала серия TAN. В нее входят два наших старта — Almaty Marathon и Turkistan Marathon, а также Baku Marathon в Азербайджане, Bishkek Snow Leopard Run в Кыргызстане и Samarkand Marathon в Узбекистане. Теперь можно пробежать по историческим тюркским городам и получить уникальную финишерскую медаль серии TAN. 

Наша команда разрабатывает сайт серии. Уже готов уникальный паспорт участника — ID, который выдается при регистрации на сайте TAN. На сайтах Almaty Marathon и Turkistan Marathon в форме регистрации встроено поле для этого ID. С его помощью мы синхронизируем данные: если участник серии пробежал наши старты, эта информация отобразится в его личном кабинете. На данный момент мы планируем внедрить API для обмена данными между сайтом Almaty Marathon и TAN. 

Также на уровне Almaty Marathon мы готовим переход на новый движок сайта, он будет производительнее, с расширенными возможностями и более гибкими решениями под наши задачи. Планируем внедрить функции переоформления и смены дистанции — участник сможет сделать это самостоятельно через личный кабинет. Предстоит также запуск отдельной регистрации для волонтеров. На сегодняшний день с нами работает более тысячи волонтеров, и пришло время создать полноценную базу с отдельной формой регистрации, к которой будут иметь доступ супервайзеры.

В планах разработка мобильного приложения для упрощения и ускорения работы сервисов на мобильных устройствах. Новый движок сайта позволит обмениваться данными значительно качественнее, что также увеличит комфорт пользования сервисами Almaty Marathon.

Еще одна идея, над которой мы давно работаем — отображение участника на карте. Реализация оказалась сложнее, чем мы предполагали, но она точно необходима и будет востребована. В разделе результатов участник сможет не только увидеть свои данные по забегу, но и отследить свое движение по дистанции или поделиться этой информацией с близкими и болельщиками.

Технологии позволяют участнику чувствовать себя уверенно на всех этапах от регистрации до получения результатов. Регистрируйтесь на Almaty Marathon 28 сентября и Turkistan Marathon 26 октября и проверьте сами.