Первая в Казахстане AI-система цифровизации процессов

Денис Мушаков, тимлид Directum 

Я представитель вендора платформы Sungero, на которой разработан QDoc. Новая система цифровизации  документов и процессов со встроенным AI была запущена на казахстанском рынке в ответ на выявленные прежде систематические проблемы в работе с корпоративными информационными системами управления документами и процессами у местных компаний:

1. Поддержка и одновременное содержание компаниями множества систем требует огромное количество как денежных, так и временных и человеческих ресурсов на обеспечение корректности работы интеграционных сервисов, поддержки систем с разным технологическим стеком, взаимодействия с поставщиками, подрядчиками и вендорами, поиска ответственных за некорректную работу, так как вендоры и интеграторы перекладывают ответственность друг на друга.

Система QDoc не только включает в себя все классические функции делопроизводства, внутреннего документооборота и управления договорами, совещаниями  и коллегиальными органами, но и решает задачи, выходящие за рамки СЭД, прежде представленных на рынке:

— кадровое делопроизводство

— электронный архив документов

— управление бизнес-процессами

— корпоративная база знаний

— интеллектуальная обработка документов и оцифровка или OCR

— agile-доски и диаграмма Ганта

— готовая интеграция с Microsoft Outlook и Microsoft Office.

2. Использование систем с монолитной архитектурой приводит к высоким издержкам в доработках, скорости масштабирования и потерям в быстродействии и отказоустойчивости. Ряд крупных холдингов и корпораций упирается в архитектуру используемой системы, которая не позволяет масштабироваться на десятки тысяч пользователей и сохранять быстродействие.

В основе архитектуры QDoc лежит принцип горизонтального масштабирования. При увеличении нагрузки на систему: рост числа пользователей, расширение охвата бизнес-процессов, повышение объема данных, достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним сервисы системы. Система прошла подтвержденное тестирование с имитацией нагрузки одновременной работы 50 тысяч пользователей. Это значит, что продукт готов к внедрению в компании с 80–120 тысячами пользователей.

3. Лишь ряд решений на рынке предоставляют среду разработки заказчикам, но с достаточно ограниченными возможностями, что в конечном итоге вынуждает заказчиков обращаться к производителям решений на платной основе. Это приводит к регулярным увеличивающимся затратам, так как запросы бизнеса к функциональности постоянно растут, а для их реализации за каждой доработкой необходимо обращаться к вендору. Также, бизнес получает функциональность несвоевременно. Порой, клиенты ждут функциональность более одного года, потому что вендор в одном лице не успевает обеспечивать реализацию всех входящих запросов — это приводит к потерям в производительности труда сотрудников заказчика и отставанию от конкурентов.

QDoc включает возможности для no-code-настройки процессов без привлечения программистов. Если этих средств недостаточно, систему можно модифицировать с помощью low-code в среде разработки. Необходимые изменения вносятся на отдельном слое разработки. При этом для просмотра доступны все объекты системы, включая исходный код. При обновлении версий стандартного решения внесенные изменения сохраняются на слое заказчика, а новая функциональность будет доступна сразу без сложного процесса слияния.

4. Заказчики ограничены не только инструментами разработки, но и базовыми возможностями настройки.

QDoc включает BPM-инструменты для гибкого моделирования, исполнения и контроля бизнес-процессов. Дизайн и адаптация доступны при минимальном использовании кода или совсем без него — с помощью инструментов low-code и no-code. Используя редакторы, справочники и другие визуальные инструменты, в QDoc можно корректировать структуру компании, этапы процессов, сроки, исполнителей, формы карточек, шаблоны документов и так далее.

5. Многие компании отражают наличие проблем в части обеспечения безопасности хранения своих данных, некоторые из них столкнулись с утечкой информации в сеть. 

В QDoc для защиты конфиденциальных документов можно зашифровать документы и включить строгий доступ. Благодаря этому содержимое хранится в зашифрованном виде на стороне серверной части, а внутри системы доступ и настройка прав ограничены. При этом администраторы и аудиторы не видят документ в системе, и пользователи не получают доступ по замещению.

Проблематика использования классических СЭД, на деле, включает в себя намного больше аспектов. С QDoc, реализованном на базе платформы Sungero, мы смогли закрыть их все и предложить компаниям перевести полностью в электронный вид любой контент и связанные с ним процессы безопасно, надежно и эффективно.

Sungero — предметно-ориентированная платформа для разработки систем управления предприятием, включающая в себя как среду выполнения, так и инструмент разработки таких систем. Основным ее отличием от инструментальных средств общего назначения стала предметная ориентированность, заключающаяся в предоставлении готовых решений, позволяющих строить систему в рамках заранее определенных моделей предметной области, программирования, безопасности, доступа к данным и не только. 

Помимо высокой надежности, безопасности, гибкости и широкого периметра решаемых задач, QDoc увеличивает эффект сокращения операционных затрат предприятия и снижение рисков человеческих ошибок за счет передачи трудоемких и однотипных операций по обработке информации встроенным  AI-сервисам, которые входят в базовую функциональность QDoc и берут на себя:

— извлечение из документов реквизитов и других значимых фактов

— классификацию, регистрацию документов, заполнение карточек в системе

— сравнение версий документов.

В связи с запуском QDoc на рынке  компании могут воспользоваться специальным предложением: до 13 августа 2023 года приобрести программное обеспечение можно со скидкой в 30%.